Coordinateur(trice) administratif / logistique

 Objectif :

Actif dans 76 pays en développement d'Afrique, d'Asie et des Amériques, l'Objectif stratégique global de Plan (2017-2022) est de tenir la promesse des Objectifs mondiaux 2030 et de rechercher un monde juste qui fasse progresser les droits des enfants et l'égalité des filles. Plan a l'ambition de transformer la vie de 100 millions de filles. Le parrainage d’enfants et le travail communautaire à la base sont au cœur de la stratégie de Plan et de la réalisation de cette ambition.

Pour plus d’informations, voir la stratégie de Plan (en anglais seulement): http://plan-international.org/organisation/strategy

Plan est opérationnel au Mali depuis 1976 et a une programmation active en matière de survie de l'enfant et de santé maternelle, d'éducation et de développement, de protection et de participation de l'enfant, et de sécurité des moyens d'existence. Pour plus d’informations, visitez http://plan-international.org/where-we-work/africa/mali

Soutenant un consortium composé de 3 ONG internationales (ONGI), dont Plan en tant que chef de file, World Vision et Save the Children, le Coordinateur(trice) administratif / logistique contribuera à la réalisation des objectifs stratégiques des membres du consortium en assurant la mise en œuvre efficace, rapide et coordonnée d'un projet de quatre ans axés sur l'amélioration de la réalisation du droit des filles et des adolescentes à une éducation inclusive, de qualité et sensible aux questions de genre, dans les régions de Ségou et de Mopti touchées par le conflit.

Le Coordinateur (trice) est responsable pour le soutien global d’un projet large et complexe et travaillera collaborativement dans une équipe de base composée du Chief of Party (CoP), d’un spécialiste principal de l’éducation dans les situations d’urgence (EiE), d’un spécialiste principal du genre et d'un spécialiste principal du Suivi et Evaluation. Il / elle doit veiller à ce que les fonctions et procédures administratives et logistiques sont conformes aux normes, y compris mais sans s'y limiter, le contrôle de tous les accords signés dans le cadre de ce projet, la gestion des actifs acquis par le projet, la préparation et l'exécution des audits et suivi des activités de construction.

Sous la direction du CoP, le coordonnateur(trice) administratif / logistique s'engagera à fournir un service à la clientèle exceptionnel, conformément aux descriptifs de projet approuvés et aux règlements du bailleur de fonds, Affaires mondiales Canada. Il / elle assurera une bonne coordination et une bonne communication avec les différentes parties prenantes impliquées dans la mise en œuvre du programme.

Dimensions du rôle :

Le Coordinateur(trice) administratif / logistique veille à l’administration globale des fichiers et des documents pertinents du programme, y compris le classement des documents (physiquement et/ou électroniquement) et gère l’aspect logistique du programme y compris l’approvisionnement de fournitures et des contrats tout en assurant l’utilisation efficace de fonds selon les buts décrits dans les politiques financières et administratives et le budget d’approvisionnement.

Fournir des services administratifs, logistiques, et financiers au projet Imagine

Appuyer et faire le suivi des commandes pour assurer leur exactitude

Fournir un soutien dans les aspects de l’approvisionnement et des inventaires du projet Imagine

Maintenir des communications régulières et des bonnes relations de travail avec les membres du consortium

Assurer la participation régulière aux réseaux logistiques et administratifs des ONGI et nationaux

Agir comme agent de liaison au niveau du pays pour les audits

Responsabilités principales – Résultats finaux clés de la position :

Assurer la conformité avec la gestion, les politiques et les procédures du bailleur de fonds et de Plan

Assurer que les demandes de commande sont traitées en temps opportun pour assurer que les partenaires du projet reçoivent leur fourniture, équipement et matériel à temps

Suivre et maintenir tout inventaire dans un registre d’actifs et assurer un classement approprié

Maintenir un inventaire adéquat de toutes fournitures de bureau appropriées et assurer les opérations efficientes de l’équipement du bureau

Surveiller le système de classement et d’archivage et maintenir les dossiers en copie papier et électroniques

Travailler étroitement avec le département des finances de Plan Canada (CNO) et fournir des mises à jour sur les contrats et paiements

Suivre les opérations financières telles que la rémunération, facturation, et d’autres transactions

Analyser la situation financière du projet, estimer les reçus et les dépenses

Contrôler et coordonner les activités budgétaires et comptables en consultation avec le gestionnaire de conformité du projet

Assurer un contrôle approprié des biens, du matériel, du mobilier et des équipements du projet

Suivre les Politiques et Procédures de Plan pour les Ressource Humaines (RH) tel le stipulé dans le manuel des RH et de l’administration de Plan Mali

Planifier et coordonner les actions selon les systèmes administratifs et concevoir des méthodes afin de rationaliser les procédures

Soutenir la planification, suivi et évaluation des employés

Rencontrer régulièrement le CoP, les gestionnaires de projet, le responsable pays et le comptable de chaque consortium pour comprendre les besoins spécifiques de chaque rôle et déterminer les cas où une assistance est nécessaire

Assister dans l’organisation de conférences et de réunions, confirmer les participants, arranger les informations de téléconférence, préparer les agendas avec le CoP, rédiger les comptes rendus des réunions, préparer les sommaires des réunions et distribuer en conséquence

Coordonner et assister avec la création et mise en œuvre de nouveaux sites web et d’autres plateformes en ligne

Préparer les programmes de voyage, participer aux préparatifs de voyage et assurer que la logistique soit en place pour les visiteurs et employés

Toute autre fonction assignée par le superviseur

Traitement des problèmes :

Le Coordinateur(trice) administratif / logistique travaille sous la supervision directe du CoP du projet Imagine. En consultation avec le CoP, il / elle est habilité à améliorer la qualité des services dans l’administration et le logistique globale du projet

Le rôle est géré dans une structure matricielle. Ceci exige le développement de relations de travail et de communication excellentes

Le rôle demande une capacité à analyser les données, les indicateurs qualitatifs et de signaler les problèmes afin de déterminer les risques clés, les tendances défavorables et les mesures correctives appropriées

Une capacité à arbitrer entre les parties et de trouver des solutions aux questions financières et administratives difficiles dans un contexte fragile et en évolution est nécessaire

Les situations d'urgence soudaines ne sont pas inhabituelles au Mali. Le titulaire du poste doit être prêt à appuyer la gestion financière et administrative des programmes d'intervention

Communications et relations de travail (cette position travaille étroitement avec) :

Le Chief of Party (CoP) du projet

Les membres du personnel de l’équipe de base

Personnel administratif et financier des membres du consortium

Logisticiens des membres du consortium

Parties prenantes du projet

Gestionnaire de conformité et gestionnaire de programme de Plan Canada (CNO)

Fournisseurs externes

Connaissances et expériences :

Un diplôme universitaire en administration, approvisionnement, comptabilité, finance ou domaines connexes

Au moins 5-7 ans d’expérience sur le terrain ou dans un domaine connexe

Expérience antérieure dans un consortium est préférable

Expérience antérieure dans la gestion de projets d’Affaires mondiale Canada est un atout

Expérience en approvisionnement y compris des processus d’appel d’offres international

Compétences en informatique préférablement dans un environnement Windows (Windows Excel, Word)

Une aptitude pour la formation et le renforcement de capacités

Expérience en compilation et finalisation de rapports, analyses, notes d’information et d’informations prospectives pour la gestion

Une bonne connaissance de l’environnement de travail des ONG et de la société civile

Connaissance de principes de service à la clientèle, y compris des évaluations des besoins, de respecter les standards de service de qualité, et des évaluations de satisfaction

Maîtrise du français et de l’anglais

Compétences et comportements :

Passion pour l’organisation et capacité avérée à mener plusieurs tâches à la fois

Capacité à enquêter et à résoudre les problèmes de précision

Forte éthique de travail et une attitude positive

Passion de fournir un service à la clientèle exceptionnel et de rester calme et serein

Compétences supérieures en gestion du temps, aptitude démontrée à mettre en œuvre des projets avec des délais et des produits livrables rigoureux et à suivre la qualité du programme à l’aide de systèmes de suivi et évaluation approuvés par le bailleur de fonds

Capacité à gérer des documents confidentiels de manière appropriée

Solides compétences en informatique, y compris une passion pour les chiffres et les feuilles de calcul

Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale

Solides compétences en gestion de projet, finances et ressources humaines

Solides compétences en négociation, facilitation et influence

Solides compétences analytiques et compétences en résolution de problèmes

Capacité à travailler sous pression dans un contexte de sécurité en évolution

Capacité à réagir rapidement, à effectuer plusieurs tâches à la fois et à respecter les délais.

Leadership éprouvé, compétences interpersonnelles et transculturelles, et capacité à constituer et de motiver des équipes diversifiées

Environnement et exigences physiques :

Le titulaire du poste travaille dans un environnement de bureau typique. Il / elle voyagera fréquemment à l’intérieur de Mali et occasionnellement à l'étranger. Le contexte sécuritaire du Mali est volatile et la prudence est requise.

How to Apply

Les dossiers de candidatures, adressés au Directeur Pays, composés d’une lettre de motivation et d’un CV actualisé doivent se faire en ligne via le site des emplois de Plan International en cliquant sur le lien ci-dessous :

Candidature externe : https://career5.successfactors.eu/sfcareer/jobreqcareerpvt?jobId=37142&company=PlanInt&st=9C255AE4AAB43C3956823489C7588449F62D26D9

Les candidatures féminines sont fortement encouragées !