TITULO DEL PUESTO: Oficial de Logística
EQUIPO/PROGRAMA:Implementación de programas.
UBICACION: Tumaco - Nariño
PROPOSITO DEL ROL:
El/La Oficial Logístico es responsable de garantizar el uso más eficiente de los fondos y un excelente desempeño operativo, con un riesgo mínimo sobre el suministro, administración y distribución de los bienes y servicios de la oficina de terreno de Save the Children en el municipio de Tumaco y de acuerdo con los procedimientos de las políticas y manuales de la organización, en el marco de la implementación de los proyectos en territorio; además de prestar apoyo en el manejo de la seguridad, tanto de las personas (empleados y beneficiarios) como de los bienes de la organización.
AREAS CLAVES DE RESPONSABILIDAD:
En procesos de compras de bienes y/o servicios en general en el territorio Focalizados:
Organizar y ejecutar todos los procesos de Cadena de Suministro de los proyectos a cargo,
relacionados con la adquisición de bienes y servicios, gestión de inventarios y activos, aprovisionamiento, transporte y despacho mantenimiento y almacenamiento, gestión de flotas, así como los procedimientos administrativos relacionados con sus responsabilidades, de acuerdo con las Políticas y Manuales de procedimientos de la organización1, bajo la premisa de "Garantizar el uso más eficiente de los fondos y un excelente desempeño operativo, con un riesgo mínimo".
Realizar y/o mantener actualizados todos los instrumentos de planificación y seguimiento de Cadena de suministros, para el excelente desempeño del área:
SC-PR-03 Plan de Adquisiciones
SC-PR-04 Rastreador de Adquisiciones
SC-PR-17 Registro de Proveedores
Utilizar el sistema de la organización para gestionar los procesos de suministro, compras, gestión de proveedores y de contratos;
Supervisar y apoyar a los miembros del equipo de logística en el desempeño de sus funciones y trabajar conjuntamente con el equipo de respuesta general.
Trabajar en colaboración con otros departamentos de SC (Finanzas y Programas), cumpliendo los requerimientos técnicos y de tiempo
Informar mensualmente sobre todas las actividades logísticas al Gerente Asociado de Cadena de Suministros e interactuar diariamente para las actividades de respuesta.
Desempeñar cualquier otra función que solicite el Gerente Asociado de Cadena de Suministros
Infraestructura:
Asegurar el éxito de la instalación y gestión de las instalaciones (apertura y adecuaciones de la oficina de terreno), siguiendo las instrucciones del gerente de Oficina Territorial y del Gerente Asociado de Cadena de Suministros.
Supervisar la instalación, el mantenimiento y la conservación de los espacios de oficina y almacenamiento asignados.
Supervisar e implementar sistemas de control para el uso y mantenimiento de todos los materiales y suministros de las oficinas.
Administración de inventarios y stock:
Supervisar la configuración y gestión del almacén
Supervisar los almacenes y la gestión de las existencias de los almacenes;
Mantener el registro actualizado de inventario en el sistema TIM
Mantener el registro actualizado de inventario de mobiliario, equipos e insumos de oficina y materiales y otros sistemas relacionados
Apoyar los procesos de logística inversa, cuando proceda, durante el despliegue en colaboración con otros especialistas en logística
Transporte y comunicaciones:
Regular y gestionar el uso de vehículos (propios y alquilados) y equipos de comunicaciones.
Supervisar y planificar la asignación de vehículos con el fin de satisfacer de forma óptima las necesidades de los programas a cargo.
Supervisar el mantenimiento de los vehículos propiedad de SC y de los vehículos alquilados y supervisar las competencias de los conductores.
Asegúrar de que los conductores sigan las regulaciones locales y las políticas y el Código de Conducta de SC en todo momento cuando trabajen con SC.
Conocer y asegurar el uso eficiente y la gestión de contratos de todos los vehículos de alquiler junto con el equipo de la oficina.
Adquisiciones locales:
Asegúrese de que los procesos de adquisición cumplan con las políticas y procedimientos de SC, y de que todos los documentos de compra estén completos y archivados.
Cuando corresponda, supervisar a l(os) asistente(s) de logística para recolectar cotizaciones y/o hacer compras en efectivo de acuerdo con la política.
Revisar y aprobar los análisis de ofertas o presentarlos al Gerente de Nacional de Cadena de Suministro dependiendo de los umbrales de Adquisiciones.
Asegurarse de que todos los pedidos de compra realizados con los proveedores se entreguen, se gestionen los pagos y se mantenga una relación profesional positiva con los proveedores.
Mantener una base de proveedores actualizada.
Asegurar que todos los procesos desarrollados en las zonas de influencia del proyecto cumplen con los esquemas de delegación de la Organización.
Administración y elaboración de informes:
Asegurarse de que se siguen los procedimientos administrativos y las normas adecuadas para el seguimiento de los pedidos, el mantenimiento de existencias y el envío, de conformidad con las normas y procedimientos de SC.
Mantener un sistema de archivo completo de todos los documentos logísticos y referencias de apoyo de acuerdo con las normas y políticas de SC.
Garantizar la presentación oportuna de informes sobre las actividades logísticas (seguimiento de las adquisiciones, informe de existencias, informe sobre el rendimiento de los vehículos, registro de activos)
Entregar oportunamente a finanzas los procesos de compra para autorización y pago.
Apoyar aspectos de RRHH de la Oficina de con la Oficina de Bogotá de manera permanente
Correspondencia y archivo
Coordinar el recibo y entrega de correspondencia de la oficina.
Organizar los envíos de correspondencia semanal de la oficina de Tumaco y El Charco a Bogotá.
Asegurar el archivo adecuado de toda la información de la oficina de Save the Children en Tumaco.
Servicios para la oficina:
Es responsable de la administración y funcionamiento adecuado de las oficinas de SAVE en el municipio de Tumaco y El Charco
Asegurar el seguimiento y pago oportuno de servicios públicos y otros que se requieran para el normal funcionamiento, y coordinar el pago con la Oficina en Bogotá o desde terreno según sea el caso.
Asegurar la adecuada presentación de la oficina y permanente disposición de útiles, elementos de cafetería y recursos en general para la operación de la oficina de terreno
Asegurar el uso razonable de inventarios de aseo y útiles de oficina.
En relación con tramites de Viaje:
Realizar todas las actividades que correspondan para la compra de tiquetes aéreos y transportes terrestres, a partir de solicitudes específicas de los miembros de trabajo de la Oficina de territorio con sus respectivas aprobaciones, asegurando la política de viajes
Enviar las rendiciones oportunamente a la oficina en Bogotá para registro contable.
Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales de las facturas relacionadas con los gastos del proyecto
Caja Menor
Mantener los recursos de caja menor salvaguardados de terceros y soportes de gastos pagados organizados.
Hacer los pagos de oficina autorizados, tomando en cuenta la normatividad sobre facturación y tributaria colombiana.
Verificar codificación del gasto y registrar en el comprobante de caja menor
Solicitar reembolso de caja menor, según los procedimientos acordados.
Asegurar que la caja menor es usada solo para los propósitos establecidos.
Recursos humanos:
Apoyar aspectos de personal de la Oficina de terreno y enviarlos Bogotá para su trámite correspondiente en RRHH. (notificación incapacidades, ausentismos, emergencias)
Realizar reporte de casos de fraude e incidentes de protección a los puntos focales y según las políticas
REQUISITOS:
Profesional en áreas administrativas, ingeniería Industrial, logística, negocios internacionales o áreas relacionadas.
Certificarse como compradores de acuerdo con la política y manual de abastecimientos de la organización.
Deseable manejo de idioma inglés.
EXPERIENCIA Y CUALIDADES:
Mínimo 3 años de experiencia en cargos similares, de preferencia en Organizaciones No Gubernamentales o Entidades de Cooperación Internacional.
Capacidad para analizar y resolver problemas, tomar decisiones.
Capacidad para trabajar de forma independiente bajo una supervisión mínima.
Gran capacidad para crear y apoyar un equipo y delegar tareas según sea necesario.
Capacidad de leer e interpretar documentos tales como reglas de seguridad, instrucciones de operación y mantenimiento, y manuales de procedimientos, y aplicarlos prácticamente.
Comprensión y compromiso con los objetivos, valores y principios de Save the Children.
Habilidades numéricas competentes: capacidad para realizar cálculos tales como estimaciones de flete, peso dimensional y porcentajes.
Excelente mantenedor de registros que mantiene la información actualizada; comprensión de los principios de la gestión de datos.
Buenas habilidades de comunicación.
Manejo de procedimientos, leyes y normas colombianas relacionadas con el área.
Alta competencia en Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Capacidad para trabajar bajo presión y facilidad para establecer prioridades y cumplir con plazos establecidos.
Iniciativa para proponer nuevas ideas, pensamiento creativo y análisis.
Buen criterio y capacidad para priorizar eficazmente múltiples tareas en un entorno de cambio
NOTA 1: Con la presentación para participar en la presente convocatoria se autoriza a Save the Children a comprobar la información personal suministrada, así como a hacer uso de los datos personales para efecto de comprobación en bases de datos públicas y privadas relacionadas con nuestras políticas anti fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo.
Los Datos Utilizados serán los indicados en la cedula de ciudadanía entregada.
NOTA 2: En todo caso, la Con la presentación para participar en la presente convocatoria se autoriza a Save the Children a comprobar la información personal suministrada, así como a hacer uso de los datos personales para efecto de comprobación en bases de datos públicas y privadas relacionadas con nuestras políticas anti fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo. Los datos utilizados serán los indicados en la cedula de ciudadanía entregada. solución a la prueba técnica
será un criterio de evaluación y selección del personal, por lo que solo se usará el contenido para los efectos del proceso de selección y se respetará la propiedad intelectual del mismo, no genera en ningún caso remuneración alguna.
Esta oferta de empleo se encuentra abierta para ciudadanos colombianos o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en Colombia y que cumplan con los requisitos establecidos en la convocatoria.
Se recibirán aplicaciones desde el día 05 al 11 de Septiembre de 2022
Las propuestas presentadas una vez cumplida y pasada la hora fijada para el efecto, o radicadas en dependencia distinta a la enunciada en este documento, NO SERÁN RECIBIDAS ni tenidas en cuenta por el comité de selección, de lo cual se dejará constancia en la respectiva acta.
How to Apply
Please follow this link to apply: https://www.aplitrak.com/?adid=YS50YW1iYS43NTc1My4xMjE4NUBzYXZldGhlY2hpbGRyZW5hby5hcGxpdHJhay5jb20
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